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10-07-18 Votre travailleur part en vacances avec la voiture société? Pensez à une bonne car policy!

Une bonne car policy comportant des accords clairs contribue à la sérénité des vacances, non seulement pour le travailleur mais également pour l'employeur. 

Bien des familles préfèrent partir en vacances en voiture, que ce soit en Belgique ou à l'étranger. Les travailleurs qui peuvent utiliser la voiture de société à titre privé pourront aussi le faire pendant leurs congés. En effet, l’avantage de l’utilisation d’une voiture de société fait partie de la rémunération du travailleur. Pendant les périodes d’absence avec maintien du salaire, la voiture reste à la disposition du travailleur.

Pendant le trajet, il peut se passer bien des choses, des bonnes et des moins bonnes comme le vol de la voiture, des dégâts à celle-ci, un accident, des amendes, … Il faut alors savoir si c'est l'employeur qui doit intervenir financièrement ou si le travailleur est entièrement responsable. 

Qu’en est-il de la responsabilité ?

Dans le cas de l’utilisation professionnelle de la voiture de société, la responsabilité incombe entièrement à l’employeur, sauf si le travailleur a commis une faute grave (brûler un feu rouge, franchir une ligne blanche continue, conduire sous l’influence d’alcool ou de drogues...). Même si le travailleur a l’habitude de commettre des fautes légères, la responsabilité peut passer au travailleur, de même que si le travailleur commet une fraude.

Pendant l’utilisation de la voiture à titre privé (en ce compris les déplacements domicile - lieu de travail), la responsabilité incombe entièrement au travailleur.

L’employeur sera interpellé dans un premier temps, mais les dommages à la voiture de société et à des tiers peuvent être répercutés sur le travailleur. Il est important de fixer par écrit des accords financiers dans la car policy.

Que se passe-t-il en cas d’accident en voyage ?

Dans cette situation, le travailleur doit tenir compte des accords qui sont repris dans la car policy. L’accident doit être déclaré au service compétent conformément aux instructions. Par ailleurs, s’il y a des blessés, un procès-verbal doit être dressé. Qu’est-il prévu en ce qui concerne la mise à disposition d’une voiture de remplacement et le rapatriement ?

Des dégâts à la voiture de société : qui paie ?

Le travailleur doit respecter les directives de la car policy si le véhicule est endommagé. Quelle procédure faut-il suivre ? À qui faut-il signaler les dégâts ? Dans quels délais ? Dans le cas de l’utilisation professionnelle de la voiture de société, les frais liés aux dégâts sont à charge de l’employeur. En principe, ils sont à charge du travailleur si les dégâts sont apparus pendant l’utilisation privée.

Mon compagnon de voyage peut-il conduire la voiture de société ?

Il est possible que le travailleur soit le seul conducteur autorisé. Cela peut être déterminé dans la car policy. En général, les membres de la famille cohabitants peuvent également conduire la voiture, mais pas d’autres personnes. Mais en général les jeunes doivent obtenir une autorisation particulière. Si le travailleur ne respecte pas les accords, il devra payer tous les frais en cas de dégâts.

Qu'en est-il en cas de vol ?

Quelles sont les démarches à effectuer par le travailleur s'il perd ou si on lui vole la voitures, ses documents de bord, ses clé ou sa plaque d'immatriculation ? Le travailleur ne doit jamais oublier qu'en cas de vol tant en Belgique qu’à l’étranger, la déclaration est indispensable. Le travailleur doit respecter scrupuleusement les dispositions de la car policy.

Une car policy, un must absolu

Une bonne car policy se révèle donc une nécessité incontournable. Sans cette car policy, le travailleur ne saura pas clairement ce qui l'attend. Une bonne car policy vous évite des frais supplémentaires et surtout vous épargne les longues discussion sur qui doit payer quoi.

Vous songez à instaurer une car policy dans votre entreprise ? N'hésitez pas à prendre contact avec Acerta Consult pour obtenir les conseils et l'accompagnement adéquats ou abonnez-vous au module « Modèles » de Juricible.

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